Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 07-11-2009 19h05

Bonjour Didier,

Comme je te l’ai dit, la société TECHNIPOSE fait de l’aménagement de bureaux depuis presque 20 ans, mois je suis responsable commercial associé depuis 10 ans, et on à toujours fait des centaines voir des milliers de devis par an, manuellement un par un au cas par cas.

Comme moi tout les sous traitants que je fais travailler font de la même façon, si ce n’est pire, vu le manque de connaissances dans ce genre de procédés. (Sans aucune offense en la matière de connaissances)

Ils répètent quotidiennement les mêmes phrases, changent quelquefois deux ou trois trucs et voilà 1 heure ou 2 de surplus après une journée fatigante de travail.

Et pourtant un devis clair bien présenter, c’est à moitié gagner.

C’est pourquoi je sollicite tes connaissances et ton aide au développement d’un petit projet sympa qui pourra j’en suis sur et certain avoir des retombées considérables, pour ton site et pour aider les personnes, car tout le monde en à besoin et j’ai rien trouvé de fantastique sur internet, ni esthétique, présentable ni compatible aux souhaits de tous.

Tout ce que j’ai trouvé c’est des « usines à gaz » compliqués, sophistiqués, qui font un tas de choses utiles mais pas pour l’objet en question, car effectivement après le devis il y à la facturation, l’enregistrement comptable, etc, etc, … Ce n’est pas l’objectif.

L’objectif c’est de proposer un « modèle de devis » personnalisable selon les critères du client, logo, couleurs etc … qui servirait d’outil quotidien à l’automatisation d’une tâche précieuse. Dés fois on à besoin de faire un devis pour HIER, si on n’est pas automatiser, c’est extrêmement long.

Je t’envoye donc un classeur Excel avec :

-       Feuille de présentation (www.mDF-xlpages.com)(j’ai repris tes modèles m’en veut pas, si cela te gêne enlève les tout de suite)

-       Feuille (Page Initiale) (C’est là que l’interactivité avec Visual Basic se fera)

-       Feuille (Modèle de Devis) (Le devis final)

-       Feuille (Familles/Produits)

-       Feuille (N°de Devis) (Pour le suivi)

-       Feuille Clients (Pour le suivi)

-       Feuille Organigramme (Décrit les besoins du programme)

Sinon j’ai 47 ans, je suis passionné d’informatique, mon premier diplôme je l’ai eu à 18 ans, avec un 19 en Programmation informatique Langage COBOL.

Sauf que depuis tout cela à bien évoluer, moi je n’ai pas eu le temps de suivre, surtout les langages, néanmoins je vois que les bases de réflexion sont les mêmes quand même. Aujourd’hui je suis plutôt un grand curieux qui est fasciné par ce monde là.

Qu’en penses-tu ?

Ou alors aide moi simplement à améliorer le super petit programme (macro) que tu à eu l’amabilité de me faire.

A plus

Cordialement

Antonio FERREIRA





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xlsx mDF Devis Professionnel.xlsx   [ Taille: 48.48 Ko - Téléchargements: 1918 ]
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 07-11-2009 22h59
Bonsoir Antonio, le Forum,

Tout d'abord, je pense que le sujet ne manque pas d'intérêt et l'objet du présent site étant, entre autres, de mettre à disposition des utilitaires et outils pour le plus grand nombre, j'avoue que ton post est des plus convainquant sur ce point...

Je veux bien tenter de poursuivre ce projet, mais il te faudra t'armer de patience car je ne peux malheureusement être disponible autant que je le souhaiterais. Et si finalité il y a, ce projet pourra trouver une bonne place en section de téléchargements du présent site.

Dans le fichier que tu as joint, il y a cependant certains points qui demandent éclaircissement :

- Je n'ai pas vraiment compris le rôle de l'onglet "N°de Devis" notamment et la distinction entre les colonnes B et E.
- Il en est un peu de même pour l'onglet "Clients". On pourrait croire qu'il s'agit là de la base des clients, utile notamment pour récupérer en automatique les adresses pour Devis. Mais l'ajout d'une colonne "Devis n°" laisse cette fois supposer qu'on archive un historique des relations Devis-Clients. Et dans cette dernière hypothèse, quel en est l'objectif et comment ces données devront elles être exploitées ? Par ailleurs, cela impliquera donc d'office qu'un même client peut se retrouver dans plusieurs lignes (car plusieurs Devis).
- Ensuite, en regardant ton organigramme, je m'aperçois que tu souhaites pouvoir modifier un Devis déjà enregistré (et lui attribué un nouveau numéro Bis) : à partir de quelles données récupérer cet ancien Devis enregistré ? Sauf erreur, le seul archivage envisagé se fait par le biais d'un fichier .pdf, contenu devenant donc inexploitable par la suite...
- Au final, as-tu résolu le problème que tu rencontrais pour la création des Pdf et leur envoi automatique ?

Cordialement,


Didier_mDF
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 08-11-2009 00h49

Bonjour Didier,

Merci encore de ta réponse. Effectivement l’idée principale est que ce petit programme soit en téléchargement sur votre site, pour le plus grand nombres de personnes.

En réponse à tes questions :

-          L’onglet devis servirait (dans mon cas) commencez l’année par 2010010001 (Année, Mois, numéro de devis). Chaque année je fais un tableau commençant comme indiquer, et ensuite les devis se suivent, en face de chaque numéro j’indique le client ou société correspondant. Mais effectivement une colonne suffit.

-          L’onglet clients. Si au tout début quand je clique sur un bouton genre «Nouveau Devis » les premières données que je rentre dans un formulaire sont « La Société, Le nom du Client, son adresse, Cp, et Ville ». Cela crée un nouveau client dans cet onglet, et s’affiche à l’endroit voulu sur le devis. Un client durant l’année représente plusieurs devis, si il est enregistrer, nous aurons juste à le rappeler. L’ajout de la colonne devis effectivement n’est pas nécessaire, je garderais une copie sur mon PC dans dossier clients, comme je fais actuellement.

-          Pouvoir modifier un devis c’est assez courant. Explications, d’abord on fait un devis global avec tout les travaux, quelquefois le client se ravise et m’indique que par exemple le lot électricité il ne le fait plus pour diverses raisons. Mais ce qui arrive la plupart des cas c’est que un devis ça se négocie, donc il me demande souvent de lui retaper le devis avec moins 5% ou plus au final. Mon souci donc c’est que s’il n’est pas archivé en Excel il faut que je retape tout entièrement. Quelquefois mes devis font 6 à 10 pages.

-          Actuellement mon organisation est la suivante :

-          Nouveau Client = j’ouvre mon modèle type de devis, j’enregistre tout les travaux à faire « cloisons, moquette, peintures … » dans le devis

-          J’ouvre un autre fichier Excel pour récupérer le dernier numéro de devis qui suit, pour l’affecter à ce devis et j’indique en face de ce numéro qu’il correspond à la société AXA par exemple

-          Pour ce devis, je crée un dossier que j’appelle client Axa ou je mets tout lui correspondant dedans, ainsi que son devis pour l’année en cours, il est sauvegarder.

-          Ensuite j’écris au client et lui transmets le devis par email en format Excel.

-          Si le client souhaite ajouter ou diminuer des services, je récupère le devis dans son dossier et je le modifie, et lui attribue soit un nouveau numéro, ou je marque dessus 2° version etc…

-          Pour la création des PDF ça marche 1 fois sur 5, je suis sur Vista et j’ai jamais eu de soucis avec.

J’ai bien compris que tu dois être surchargé avec autant de demandes, mais bon j’ai pensé que cela peut être utile pour beaucoup de mondes, moi inclus. En cherchant sur le net tu trouves rien de vraiment folichon, ou trop compliquer.

Cordialement

Antonio FERREIRA

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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 08-11-2009 22h03
Bonsoir Antoniomiguel, le Forum,

Bien, j'ai jeté un oeil sur tout ça (demandes issues de tes messages ci-dessus et demandes présentent dans ton fichier joint). Voici ce que je pense pouvoir faire pour ton fichier :

- Tout d'abord, compte tenu de la modification de structure des Familles de produits présentés (l'ensemble sur un seul onglet cette fois, ce qui est différent de ton fichier d'origine dans CE FIL), le mode d'alimentation des listes de choix sera revu en conséquence.

- Ajout d'une possibilité d'insertion de lignes vierges dans le Devis : pour séparation esthétique et/ou pour l'écriture de services non répertoriés dans les familles/produits (par souci de simplification, la saisie de ces éléments non répertoriés sera manuelle, directement dans la feuille Excel. Les totaux gèrent tout de même ces ajouts puisqu'ils restent calculés via formules).

- Ajout d'une possibilité de remise commerciale sur le Total HT (remise exprimée en % et variable).

- Ajout de boutons "enregistrez sous ... (PDF)" et  "envoi par mail" (si possibilité).

- La mise en page et visualisation d'un Devis comportant plusieurs pages restent toutefois un problème pour lequel je n'entrevois pas de solution actuellement.


Citation :
Antoniomiguel a écrit :

-          L’onglet devis servirait (dans mon cas) commencez l’année par 2010010001 (Année, Mois, numéro de devis). Chaque année je fais un tableau commençant comme indiquer, et ensuite les devis se suivent, en face de chaque numéro j’indique le client ou société correspondant. Mais effectivement une colonne suffit.


Cet onglet "N°de Devis" historisera les numéros de devis au fur et à mesure de la validation de chaque nouveau devis. Cet historique se fera sur 3 colonnes : Année / Mois / Numéro.


Citation :
Antoniomiguel a écrit :
-          L’onglet clients. Si au tout début quand je clique sur un bouton genre «Nouveau Devis » les premières données que je rentre dans un formulaire sont « La Société, Le nom du Client, son adresse, Cp, et Ville ». Cela crée un nouveau client dans cet onglet, et s’affiche à l’endroit voulu sur le devis. Un client durant l’année représente plusieurs devis, si il est enregistrer, nous aurons juste à le rappeler. L’ajout de la colonne devis effectivement n’est pas nécessaire, je garderais une copie sur mon PC dans dossier clients, comme je fais actuellement.

Cet onglet "Clients" représente la base des clients. Avant affichage du Userform pour élaboration du devis, une liste de choix (triée alphabétiquement selon les noms de société) sera présentée à l'utilisateur pour sélection d'un client issu de cette base.

- Si le client souhaité existe déjà, la procédure "Devis" continue et le userform récupérera automatiquement les coordonnées de ce client sélectionné.
- Si le client n'est pas trouvé dans la base, un bouton "Nouveau" redirige l'utilisateur sur l'onglet "Clients" pour ajout du nouvel item dans cette base (je pense que c'est la façon la plus simple d'aborder ce problème).


Citation :
Antoniomiguel a écrit :

-          Pouvoir modifier un devis c’est assez courant. Explications, d’abord on fait un devis global avec tout les travaux, quelquefois le client se ravise et m’indique que par exemple le lot électricité il ne le fait plus pour diverses raisons. Mais ce qui arrive la plupart des cas c’est que un devis ça se négocie, donc il me demande souvent de lui retaper le devis avec moins 5% ou plus au final. Mon souci donc c’est que s’il n’est pas archivé en Excel il faut que je retape tout entièrement. Quelquefois mes devis font 6 à 10 pages.

-          Actuellement mon organisation est la suivante :

-          Nouveau Client = j’ouvre mon modèle type de devis, j’enregistre tout les travaux à faire « cloisons, moquette, peintures … » dans le devis

-          J’ouvre un autre fichier Excel pour récupérer le dernier numéro de devis qui suit, pour l’affecter à ce devis et j’indique en face de ce numéro qu’il correspond à la société AXA par exemple

-          Pour ce devis, je crée un dossier que j’appelle client Axa ou je mets tout lui correspondant dedans, ainsi que son devis pour l’année en cours, il est sauvegarder.

-          Ensuite j’écris au client et lui transmets le devis par email en format Excel.

-          Si le client souhaite ajouter ou diminuer des services, je récupère le devis dans son dossier et je le modifie, et lui attribue soit un nouveau numéro, ou je marque dessus 2° version etc…


Navré, mais ce point requiert un développement spécifique (et particulièrement si on veut éviter l'usine à gaz) et nécessiterait bien trop de temps et de travail dans le cadre du présent forum. Ce point sera à gérer manuellement comme tu le fais actuellement.



Citation :
Antoniomiguel a écrit :

-          Pour la création des PDF ça marche 1 fois sur 5, je suis sur Vista et j’ai jamais eu de soucis avec.

J'ai espoir que le problème que tu rencontres provient du fait que la sauvegarde était effectuée directement sur le bureau Windows (conformément à ton souhait) et qu'une sauvegarde à un autre emplacement (via un bouton "Enregistrer sous" cette fois) pourra solutionner ce problème.


En conclusion :
Cette liste de modifications te conviendrait-elle ?

________________________________________________________________

Citation :
Antoniomiguel a écrit :

J’ai bien compris que tu dois être surchargé avec autant de demandes, mais bon j’ai pensé que cela peut être utile pour beaucoup de mondes, moi inclus. En cherchant sur le net tu trouves rien de vraiment folichon, ou trop compliquer.


A vrai dire, si ton sujet m'a interpellé, c'est aussi parce que tu n'es pas le premier à me faire ce type de demande et j'ai certaines connaissances personnelles (un frère notamment ) qui, en PME et confrontées aux mêmes soucis que toi, me harcèlent depuis des mois sur ce sujet... Il est clair que je me pencherai tôt ou tard sur le développement d'une véritable application. Toutefois, s'agissant d'interlocuteurs exclusivement professionnels, je ne garantirai pas la livraison cette fois d'un produit purement freeware).

Cordialement,




Didier_mDF
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 09-11-2009 00h51
Bonjour DIDIER,

C'est déjà énorme ce que tu fait, donc je ne permettrait jamais de t'indiquer que cela ne me suffirait pas.

Quand à la version future "pas freeware" je t'encourage énormément, il y à un besoin, si je peut contribuer n'hésites pas.

En attendant de tes nouvelles, merci encore.
Cordialement.

Antonio FERREIRA
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 11-11-2009 03h27
Bonsoir Antonio, le Forum,

Citation :
Antoniomiguel a écrit : Bonjour DIDIER,

C'est déjà énorme ce que tu fait, donc je ne permettrait jamais de t'indiquer que cela ne me suffirait pas.

Quand à la version future "pas freeware" je t'encourage énormément, il y à un besoin, si je peut contribuer n'hésites pas.

En attendant de tes nouvelles, merci encore.
Cordialement.

Antonio FERREIRA
Merci de ton soutien et de ta compréhension

Tu trouveras en pièce jointe une proposition apportant les modifications énumérées dans mon précédent post.

En espérant que ça puisse te convenir.


Cordialement,
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Didier_mDF
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
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Posté le : 12-11-2009 00h26
Bonjour Didier,

C'est super, j'ai fait des tests c'est impeccable, j'ai toujours le souci de enregistrez sous pdf il bloque, pas la 1° fis c'a à marché, même avec l'envoi par mail, la 2 °tentative NON. Enfin c'est déjàa énorme ce que tu as fait, je continue les tests et je reviens vers toi, tu devrais le proposer en téléchargement et à ton frère ils auraient juste à modifier le logo et les coordonnées, il est simple mais fonctionnel.
Merci encore de tes lumières.
A ++++
Cordialement

Antonio FERREIRA
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Re: Un Devis Professionnel pour PME - PMI - Artisans
#8
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Posté le : 30-09-2012 14h50
 bonjour Didier,

logicielle très bien réalise mais je un soucie, je réalise des devis très long plusieurs page.

Comment ajoute  sous total de logiciel numéro 36 a 50 a la fin de page 2 ou 3 voir 5em page.

Merci et bonne continuation,

 

Cordialement.


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