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TCD - Les Filtres : Généralités

Publié par Mth le 03-09-2012 (20368 lectures)

Les tableaux croisés dynamiques disposent d'outils de filtrage très riches permettant de n'afficher que les données souhaitées et masquer temporairement le reste.

 

Un premier tutoriel traite du filtre du rapport, le présent tutoriel présente une vue générale des autres types de filtres, avant d'aborder dans le tutoriel suivant la richesse des filtres de texte, dates, valeurs et filtres multiples.

 

Trait bleu

 

Les exemples de ce tutoriel sont basés sur le TCD ci-dessous exploitant une base de données recensant  les ventes de livres de français et langues étrangères par trimestre, nous allons voir comment n'afficher que certains articles ou certaines périodes.

 

Tableaux croisés dynamiques: Les Filtres (Généralités)



Généralités

 

  • Dans un TCD tous les filtres sont additionnels: chaque filtre supplémentaire se base sur les filtres actifs et affine le sous-ensemble de données.
  • Il est possible de créer simultanément jusqu’à trois types de filtre dans un sous-ensemble de données: filtre manuel, filtre d’étiquettes ou de dates, filtre de valeurs. Pour autoriser plusieurs filtres par sous-ensemble il convient de cocher la case  Autoriser plusieurs filtres par champ dans les Options du tableau croisé dynamique onglet Totaux et filtres:
     

    Filtres TCD Autoriser plusieurs filtres par champ

    Ce point est traité plus en détail dans le dernier chapitre du tutoriel TCD – Les filtres: Textes Dates Valeurs

     

  • Les boutons des filtres peuvent être accessibles ou pas en activant ou désactivant la case à cocher Afficher la légende des champs et les listes déroulantes de filtrage sous l’onglet Affichage de la boîte de dialogue Options du tableau croisé dynamique. Le résultat est identique en cliquant sur le bouton En-têtes de champ dans le groupe Afficher/Masquer de l’onglet Options des Outils de tableau croisé dynamique:
     

    Tableau croisé dynamique Afficher la légende des champs


     Impact sur le tableau:
     

    TCD Afficher masquer les en-têtes des champs

  • Il n’est pas utile d’appliquer à nouveau un filtre à chaque actualisation du tableau car les filtres sont automatiquement réappliqués.

 

Accéder aux filtres

 

Les filtres sont accessibles à deux endroits, soit par le TCD lui même, soit par la liste des champs.

 

  • Point bleu Dans le Tableau croisé dynamique cliquer comme indiqué ci-dessous sur les flèches situées sur les étiquettes de lignes ou de colonnes afin de faire apparaître le menu:

 

Tableau croisé dynamique: Accès aux filtres

 

Le menu de droite n'est pas tout à fait identique à celui de gauche. En effet, nous n'avons qu'un seul champ en colonne, le menu présente donc spontanément les différentes valeurs présentes dans les colonnes.
En ligne en revanche nous avons deux champs, le libellé de la collection nommé Libcollection, ainsi que le libellé des articles nommé Libarticle. En présence de plusieurs champs, une ligne supplémentaire Sélectionner le champ apparaît en haut afin de pouvoir choisir sur quel champ nous voulons appliquer un filtre. Pour choisir le libellé article, cliquer sur la flèche de la liste déroulante et sélectionner ce champ:

 

Tableaux croisés dynamiques : Accéder aux filtres

 

  • Point bleu Dans la liste des champs: au survol de la souris les champs de mettent en surbrillance orange et une petite flèche apparaît à droite du libellé (image de gauche ci-dessous). En cliquant sur cette flèche (comme dans l'image de droite ci-dessous):

 

Tableaux croisés dynamiques: Accéder aux filtres

 

le menu s'affiche ainsi que la liste des étiquettes du champs sélectionné:

 

Tableaux croisés dynamiques: accéder aux filtres

 

 

Filtrer sur un élément de la liste

 

Nous désirons afficher les données correspondant uniquement aux livres de langues, nous allons donc mettre en place un filtre sur le champ Libcollection et choisir la collection LANGUES.

 

  1. Cliquons sur la flèche de l'étiquette de lignes "Produits" pour accéder au menu
  2. Vérifions que le libellé du champ est bien "Libcollection", si non le sélectionner dans la liste déroulante
  3. Décochons la collection Français pour ne laisser cochée que la collection Langues
  4. Validons en cliquant sur OK

 

Tableaux croisés dynamiques: Filtrer un élément

 

Notre tableau s'affiche, il ne contient cette fois que les titres de la collection Langues:

 

Tableaux croisés dynamiques: Filtrer un élément

 

Les autres données restent inchangées, mais elles sont masquées.

 

Bouton info Un petit entonnoir apparaît maintenant à coté de la flèche sur l'étiquette de lignes indiquant qu'un filtre est actif:

Tableaux croisés dynamique : Bouton filtre

Un entonnoir est également présent dans la liste de champs à coté du libellé du champ Libcollection que nous venons de filtrer:

Tableau croisé dynamique entonnoir signalant un filtre

 

Enfin, au survol de la souris (sans cliquer) une info-bulle indique qu'un filtre manuel est actif sur le champ Libcollection:

Tableaux croisés dynamiques: Info-bulle au survol de la souris

 

(à condition que les info-bulles soient activées dans les Options du tableau croisé dynamique, onglet Affichage, Afficher les info-bulles contextuelles)

 

Le fonctionnement est le même  pour les lignes ou les colonnes du TCD. Ainsi, si nous souhaitons afficher les données du premier semestre:

 

  1. Cliquons sur la flèche de l'étiquette de colonnes "Période" pour accéder au menu
  2. Décochons (Sélectionner tout)
  3. Cochons Trimestre1 et Trimestre2
  4. Validons avec le bouton OK

 

Tableaux croisés dynamiques: Filtrer un élément

 

Filtrer sur plusieurs éléments

 

Notre tableau est filtré afin de n'afficher que les titres de langue, nous souhaitons maintenant affiner l'analyse en n'affichant que les titres d'anglais.

 

  1. Cliquons à nouveau sur la flèche de l'étiquette de lignes "Produits" pour accéder au menu et ajouter un autre filtre
  2. Vérifions que le libellé du champ est bien "LibArticle", si non le sélectionner dans la liste déroulante
  3. Décochons la case (Sélectionner tout), ce qui aura pour effet de désélectionner tous les libellés (plus rapide que de décocher les cases une à une)
  4. Cochons toutes les cases correspondant aux titres d'anglais
  5. Validons en cliquant sur OK

 

 

Tableaux croisés dynamiques Filtrer plusieurs éléments

 

Notre tableau n'affiche plus que les titres désirés:

 

Tableaux croisés dynamiques Filtrer plusieurs éléments

 

L'entonnoir est présent dans le TCD, l'info-bulle informe de la présence de filtres sur deux champs:

 

Tableaux croisés dynamiques Filtrer plusieurs éléments

 

L'entonnoir est également présent sur les deux champs dans la liste des champs:

 

Tableaux croisés dynamiques : Aperçu des filtres

 

 

Autre richesse des filtres, pour gagner du temps il est également possible de sélectionner directement les éléments dans le TCD. Par exemple nous souhaitons ne visualiser que les titres d'anglais et de chinois.
Sélectionnons les titres avec la souris (remarquez que la sélection peut-être discontinue):

 

Tableaux croisés dynamiques: filtrage manuel

 

Clic droit dans la sélection, puis dans le menu contextuel qui s'affiche choisir Filtrer, puis Conserver uniquement les éléments sélectionnés:

 

Tableaux croisés dynamiques: Filtres : Conserver uniquement la sélection

 

Le tableau n'affiche plus que les titres sélectionnés:

 

Tableaux croisés dynamiques: Filtrer sur une sélection manuelle

 

Comme nous pouvons le voir sur l'image ci-dessus il est possible de faire l'inverse en masquant la sélection pour n'afficher que le reste (menu Masquer les éléments sélectionnés)

 

Supprimer les filtres

 

Pour réafficher les données masquées nous pouvons retirer les filtres un par un indépendamment les uns des autres dans le TCD ou dans la liste des champs, ou les supprimer tous en même temps en utilisant la commande Effacer les filtres présente dans le ruban.

 

Supprimer un filtre dans le TCD

 

Notre tableau est filtré pour n'afficher que les titres de langue vendus au 3ème trimestre

 

Tableaux croisés dynamiques Supprimer un filtre

 

Pour supprimer de filtre collection et réafficher tous les titres

  1. Cliquons sur l'entonnoir sur l'en-tête de lignes Produits
  2. Vérifions que le champ sélectionné est bien le bon
  3. Sélectionnons la commande Effacer le filtre "LibCollection"
  4. Validons par le bouton OK

 

Tableaux croisés dynamiques: Supprimer un filtre

 

Le tableau affiche alors tous les produits.
Une autre manière de faire consiste à cocher la case (Sélectionner tout), par exemple réaffichons tous les trimestres de ventes

  1. Sélectionnons l'entonnoir à coté du libellé Période
  2. Cochons (Sélectionner tout)
  3. Validons par OK

 

Tableaux croisés dynamiques Supprimer un filtre

 

Le tableau affiche maintenant l'intégralité des données, il n'y a plus de filtre actif donc plus d'entonnoir sur les intitulés de ligne ou de colonne:

 

Tableaux croisés dynamique:Filtres effacés

 

Point bleu Question fréquente: Si plusieurs filtres sont activés il est possible que la commande Effacer le filtre n'apparaisse pas, par exemple notre tableau ci-dessous n'affiche que les titres d'espagnol (filtre sur le champ LibArticle):

 

Tableau croisé dynamique: Menu effacer inactif

 

Pour réafficher l'ensemble des données, nous avons cliqué que l'entonnoir, et … la commande Effacer le filtre n'est pas disponible

 

Tableau croisé dynamique Menu Effacer inactif

 

En effet, nous avons bien sélectionné la bonne zone (ici Produits) mais la ligne Sélectionner le champ dans le menu indique le champ LibCollection qui n'est pas filtré; notre filtre est actif sur le champ LibArticle, il est donc normal qu'Excel ne propose pas de retirer un filtre qui n'existe pas. Il suffit dans ce cas de sélectionner dans la liste déroulante Sélectionner le champ le bon champ soit LibArticle dans notre cas pour pouvoir accéder à la commande Effacer le filtre

 

Supprimer un filtre dans la Liste de champs

Les champs filtrés sont repérés par l'entonnoir dans la liste des champs, en faisant glisser la souris sur le champ celui-ci se met en surbrillance et une flèche apparaît à droite de l'entonnoir. Cliquer sur cette petit flèche permet de faire apparaître le menu des filtres

 

Tableau croisé dynamique effacer un filtre

 

Une fois le menu affiché, il est alors possible de cliquer soit sur l'instruction Effacer le filtre soit dans la case (Sélectionner tout):

 

Tableau croisé dynamique Effacer un filtre

 

Supprimer tous les filtres à la fois

Sélectionnons le TCD afin d'accéder au menu Options de tableau croisé dynamique dans le ruban, puis dans l'onglet Options groupe Actions cliquer sur Effacer puis Effacer les filtres.

 

Tableau croisé dynamique Effacer tous les filtres

 

Attention de ne pas déraper sur le tapis de souris… l'instruction Effacer tout située juste au dessus efface tout le contenu du TCD.
Cliquez immédiatement sur la bouton annuler Excel bouton Annuler  (ou combinaison de touches CTRL Z) pour revenir en arrière si vous avez cliqué par erreur.

 

Trait bleu

 

Pour aller plus loin et toucher du doigt toute la puissance des filtres des TCD, vous pouvez consulter le dossier complet sur les filtres des tableaux croisés dynamiques TCD – Les Filtres, et particulièrement le tutoriel TCD - Les Filtres: Textes, Dates, Valeurs

Pour toutes vos questions ou si vous rencontrez des difficultés, n'hésitez pas à rejoindre nos Forums de Discussions !

Tags Tutoriel   Article   TCD   Tableau   Dynamique   Généralités   Croisé   Filtre  

 

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